業務改善の事例をRPAとは何かをもとに解説

RPAとは

最近多くの企業で導入が進んでいるRPAとは、Robotic Process Automationの略であり、ロボットを使うことによってデスクワークで発生する業務効率を自動化することを言います。伝票処理や書類作成、転記作業などの反復性のある膨大な量の単純作業こそ、RPAを活用するべきです。活用事例として、例えば製造業では、客先からメールで受注し、その詳細を基幹システムに入力した後出荷依頼をかけるという一連の作業工程を自動化することが出来ます。また、定型業務が多い人事部や総務部などの管理部門では、給与計算や勤怠管理、残業管理とその注意喚起をメールで通知することも自動化させることが可能です。これらのようにRPAの活用に成功すると、業務工数の削減、残業時間の削減、人件費の削減に大きな効果を発揮することになります。

RPAを導入するメリットとデメリット

RPAを導入する前にメリットとデメリットを押さえておきましょう。RPA導入のメリットは、業務を正確に処理し、人為的ミスを無くすことです。そして作業スピードは人間が作業するよりも格段に速く、24時間365日を休憩無しで作業し続けることが出来ます。デメリットとしては、突発的なトラブルに対応することが出来ないため、問題が起こった場合はそこで作業がストップしてしまいます。さらに、自己で判断をすることが出来ないため、任せられるのは定型的な処理業務のみです。しかし、デメリットも考え方によってはRPAの特徴であり、私たちがどの業務をRPAに任せるのかを明確にしておくことによって最大限の力を発揮します。RPAとは、業務の効率化を期待して導入するものです。私たちはRPAには任せられない、つまり人間が行う方が効率よい仕事に集中できるようにうまく活用できると良いでしょう。

業務改善のためにRPAを導入する方法

いざRPA導入をした時に失敗しないために、簡単な流れとそれまでにやっておくべきことを考えましょう。導入前にするべきことは、RPAに任せる業務を整理しておくことです。そして必要な業務処理が出来るRPAツールを選びましょう。事前にどのようなトラブルが起こり得るか、問題が起こった時は誰が対応するのかを明確にしておくことも重要です。導入を開始したら、まずは小さなグループから実験的に活用し始め、本格導入に向けて導入で得られる効果やトラブルの分析をしておきましょう。導入後は徐々に導入範囲を広げていき、自動化された業務と人が行う業務が上手くバランスが取れているかを調整していく必要があります。RPAとは、導入が完了して終わりではなく、継続してメンテナンスが必要となります。そのためにRPAに詳しい人材を確保しておくことも重要となります。